Follow Us

Tweet Us! @MBOmbudsmanFind us on Facebook!Watch us on YouTube!

Prorogations plus longues en vertu de la LAIPVP

Avis aux organismes publics concernant les prorogations de délai dans le cadre de la LAIPVP pendant la durée de la pandémie de COVID-19

La présence de la COVID-19 au Manitoba a des incidences sur le fonctionnement et les effectifs des organismes publics. Ces derniers doivent faire des efforts raisonnables pour respecter la LAIPVP. Cependant, les circonstances sont exceptionnelles et nous savons que de nombreux organismes publics ne vont pas pouvoir respecter le délai de 30 jours prévu par la LAIPVP et que cela aura un impact sur le droit des demandeurs de recevoir rapidement des réponses à leurs demandes d'accès.

Nous tiendrons compte de ces circonstances quand nous recevrons des organismes publics des demandes d'autorisation de prorogation du délai de 30 jours, et aussi quand nous recevrons des plaintes au sujet du temps de réponse des organismes publics aux demandes d'accès.

Lorsqu'un organisme public est autorisé, en vertu de l'article 15 de la LAIPVP, à proroger le délai de 30 jours, il peut nous soumettre une demande d'approbation pour obtenir une prolongation.

En raison de la situation qui évolue, il se peut que les organismes publics et notre bureau ne soient pas en mesure de déterminer de façon raisonnable la durée appropriée d'une prorogation. Dans de telles circonstances, il se peut que nous approuvions une prorogation au moins jusqu'à une date précise, à condition que l'organisme public nous avise à l'avance de cette date, même s'il faudra plus de temps. Plus tard, nous évaluerons les circonstances du moment et pourrons approuver une autre date de prorogation.

Si un organisme public n'est pas autorisé à proroger ou à demander une prorogation en vertu de l'article 15, nous lui conseillons de communiquer avec les demandeurs au sujet du retard, ce qui est conforme à son obligation de prêter assistance aux demandeurs. Nous conseillons également aux organismes publics de conserver un registre des communications qu'ils ont avec les demandeurs.

Lorsque les organismes publics ont préparé certains documents en vue d'en faire communication dans le cadre d'une demande d'accès, nous suggérons qu'ils les fournissent au demandeur à ce moment-là plutôt que d'attendre que tous les documents soient prêts à être communiqués.

Si les organismes publics ont des questions sur ce qui est mentionné ci-dessus, ils peuvent nous contacter par téléphone ou par courriel. Sachez que nous pouvons également tarder à répondre en raison de la pandémie.

***************

Le paragraphe 15(1) de la LAIPVP autorise un organisme public à proroger d'une période supplémentaire maximale de 30 jours ou d'une période plus longue dont convient l'ombudsman le délai de 30 jours prévu pour répondre à une demande d'accès. Si l'organisme en question détermine que la réponse à une demande d'accès nécessite plus de 60 jours au total, il peut demander un délai plus long.

Lorsqu'il demande un délai plus long, l'organisme public doit :

Pour en savoir plus sur les demandes de prorogation de délai, veuillez consulter notre avis de pratique intitulé Soumettre à l'ombudsman une demande de prorogation de plus de 30 jours en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.

Pour nous présenter une demande de prorogation de délai, veuillez remplir le Formulaire pour soumettre à l'ombudsman une demande de prorogation de délai de plus de 30 jours en vertu de la LAIPVP.

Nous étudierons la demande de l'organisme public et lui demanderons éventuellement d'autres renseignements ou documents pour déterminer si la disposition législative invoquée s'applique ou si la période supplémentaire demandée est raisonnable dans les circonstances. Nous communiquerons notre décision dans une lettre adressée à l'organisme public.

Pour avoir suffisamment de temps pour étudier la demande et y répondre, il se peut que nous n'acceptions pas les demandes présentées moins de trois jours ouvrables avant l'expiration du délai (ou de la période supplémentaire) dont dispose l'organisme public. Les demandes reçues après ce délai (ou cette période supplémentaire) ne pourront pas être prises en consideration.