Apr 21, 1999

Le Bureau de l'ombudsman du Manitoba a terminé une enquête qui avait été entreprise après qu'on ait signalé que des dossiers médicaux de patients avaient été laissés dans une benne à ordures derrière l'un des locaux de la Manitoba X-ray Clinic, où on en avait disposé. L'ombudsman du Manitoba, Barry Tuckett, a reconnu que la Clinique a négligé de se conformer au paragraphe 17(3) de la Loi sur les renseignements médicaux personnels, selon lequel un dépositaire de renseignements médicaux personnels doit faire en sorte que « les renseignements médicaux personnels soient détruits d'une manière qui protège la vie privée du particulier qu'ils concernent. »

L'enquête a été entreprise sur l'initiative de l'ombudsman quand, le 5 mars 1999, les médias ont rapporté qu'à la suite de l'appel téléphonique d'un citoyen, des dossiers de patients avaient été trouvés exposés à la vue. Il avait alors été établi que la Manitoba X-ray Clinic avait disposé des dossiers en question.

Dans son rapport du 12 mars 1999 à la Clinique, l'ombudsman a formulé les six recommandations suivantes :

1. Que la Manitoba X-ray Clinic (la « Clinique ») cesse immédiatement toute destruction de renseignements médicaux personnels contraire à la Loi sur les renseignements médicaux personnels.
    
2. Que la Clinique adopte des mesures afin que les renseignements personnels envoyés depuis quelques mois à des sites d'enfouissement ne soient pas susceptibles de faire l'objet d'une divulgation ou d'un accès non autorisé, et que ces mesures soient signalées au Bureau de l'ombudsman dans le cadre de la réponse de la Clinique aux recommandations de l'ombudsman.
    
3. Que la Clinique entreprenne sans délai de vérifier sa conformité aux dispositions des articles 17, 18 et 19 de la Loi sur les renseignements médicaux personnels et à celles de son règlement.
    
4. Que la Clinique précise des mesures en vue de corriger les carences mises en évidence par l'exercice de vérification, de manière prioritaire et urgente.
    
5. Que la Clinique fournisse au Bureau de l'ombudsman une copie de cette vérification et de l'échéancier proposé en vue de rectifier les carences précisées en ce qui concerne la conformité aux articles 17, 18 et 19 de la Loi sur les renseignements médicaux personnels et à son règlement.
    
6. Que la Clinique prenne des mesures pour informer ses directeurs et ses employés quant au sens et aux implications de la Loi sur les renseignements médicaux personnels.

Conformément à la Loi sur les renseignements médicaux personnels, la Clinique s'est vue accorder 14 jours pour répondre aux recommandations de l'ombudsman.

« La Clinique a respecté l'échéance, a expliqué M. Tuckett, et a indiqué sa volonté de se plier à la Loi le plus rapidement possible. Je suis satisfait du sérieux et de la sincérité qui ont été manifestés pendant notre enquête, et du fait que la Clinique a répondu à chacune de nos recommandations de manière satisfaisante ».

La Clinique a expliqué que sa vérification portait sur sept points et que les mesures correctrices comprennent ce qui suit :

• Un manuel de politiques et de méthodes est en cours de rédaction et sera terminé d'ici le 30 avril 1999.
• La Clinique négocie présentement l'achat de broyeurs de documents, ainsi qu'un contrat de service de déchiquetage. Aucune destruction de renseignements médicaux personnels n'aura lieu avant que ces services ne soient mis en place. On prévoit que ces achats seront finalisés d'ici le 30 avril 1999.
• Le manuel de politiques et de méthodes abordera les questions suivantes : document faisant état de la destruction, politiques et directives écrites, restrictions d'accès et autres précautions; il servira en outre de base à l'orientation et à la formation des employés.
• Une promesse de confidentialité a été mise au point et sera présentée avec le manuel.

L'ombudsman a déclaré que cet incident avait un aspect positif puisque la publicité qu'il a attirée a contribué à sensibiliser d'autres dépositaires de renseignements médicaux personnels et gestionnaires de l'information aux exigences de la Loi sur les renseignements médicaux personnels. « J'avoue néanmoins être préoccupé par le fait qu'il pourrait y avoir d'autres dépositaires qui ne respectent pas encore la Loi », a-t-il expliqué.

Le Bureau de l'ombudsman fera un suivi auprès de la Clinique quant à la mise en œuvre des recommandations et des mesures de conformité établies dans le cadre de la vérification de sécurité de la Clinique.