Ombudsman du Manitoba.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée 

La protection de la vie privée ne se limite pas au simple respect de la loi; elle implique également l’adoption d’une approche proactive pour protéger les renseignements personnels et les renseignements médicaux personnels du public.

L’Ombudsman du Manitoba dispose d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EIVP) conviviale pour aider les organismes publics et les dépositaires à réfléchir à la protection de la vie privée lors de l’évaluation d’un programme ou d’une activité existant ou proposé.

Une EIVP est un processus permettant à un organisme de cerner et de gérer les risques potentiels pour la protection de la vie privée lorsqu’il envisage un nouveau programme, service ou activité, ou qu’il évalue un programme, un service ou une activité existant. Ce processus examine les incidences potentielles sur la vie privée et envisage des mesures raisonnables pour les atténuer.

Notre objectif est que cet outil d’EIVP aide les organismes à cerner les risques potentiels pour la protection de la vie privée et, par conséquent, à mieux les gérer dès le départ. Cet outil ne vise pas à remplacer les processus que vous avez déjà en place ni à se substituer à la conformité à la LIPVP et à l’EIVP. Notre bureau vous encourage à examiner les renseignements recueillis dans le cadre de ce processus avec un représentant responsable de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée (coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée, agent de protection de la vie privée, avocat, etc.) afin de répondre aux exigences spécifiques en matière de protection de la vie privée.

Qu’est-ce qu’une évaluation des facteurs relatifs à la protection de la vie privée (EFPP) ?

Une EFPP est un processus qu’un organisme peut utiliser pour cerner et gérer les risques potentiels pour la protection de la vie privée lorsqu’il envisage un nouveau programme, service ou activité, ou lorsqu’il évalue un programme, un service ou une activité existant. Le processus d’EFPP examine les impacts potentiels sur la vie privée et envisage des mesures raisonnables pour atténuer ces impacts.

Quand dois-je effectuer une évaluation des facteurs relatifs à la protection de la vie privée ?

Vous devriez envisager de réaliser une EFPP pour tout nouveau système, projet, programme, service ou activité susceptible de toucher des renseignements personnels (de santé). Si votre initiative n’implique pas la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels (de santé), consultez votre responsable de l’accès et de la protection de la vie privée pour déterminer si une EFPP est recommandée. Par exemple, une EFPP peut être utile pour évaluer les risques liés aux renseignements personnels (de santé) qui ont été dépersonnalisés (un dossier dont les renseignements permettant d’identifier une personne ont été supprimés).

La loi du Manitoba exige-t-elle la réalisation d’une EFPP ?

Non, la réalisation d’une EFPP n’est actuellement pas obligatoire en vertu de la LIPVP et de la LPRPS. Toutefois, certains organismes peuvent avoir des politiques en place qui exigent la réalisation d’une EFPP dans certaines circonstances. Une analyse d’impact relative à la protection de la vie privée (AIPVP) est recommandée pour :

  • Déterminer quand et comment un projet aura un impact sur la protection de la vie privée
  • Aider les organisations à faire preuve de diligence raisonnable
  • Gérer les risques liés à la protection de la vie privée
  • Gagner du temps et de l’argent en identifiant les problèmes de protection de la vie privée dès la phase de conception
  • Garantir au public que ses renseignements personnels (notamment de santé) seront gérés et protégés de façon appropriée

Le document EIVP de 12 pages complètes comprend les articles suivants :

  1. Introduction et remerciements
  2. Foire aux questions
  3. Avant de commencer
  4. Outil d’évaluation sur l’impact de la vie privée (questionnaire)
  5. Annexes

Outils :

What is a privacy impact assessment (PIA)?

A PIA is a process that an organization can use to identify and address potential privacy risks when contemplating a new, or evaluating an existing, program, service or activity. The PIA process examines potential impacts to privacy and considers reasonable measures to lessen these impacts.

When should I complete a privacy impact assessment?

You should consider completing a PIA for any new systems, projects, programs, services or activities that may involve personal (health) information. If your initiative will not involve the collection, use or disclosure of personal (health) information, consult your access and privacy representative to determine whether a PIA is recommended. For example, a PIA may be useful in assessing risks regarding personal (health) information that has been de-identified (a record in which identifying information has been removed).

Does Manitoba law require that a PIA be completed?

No, it is not currently a legal requirement under FIPPA and PHIA to complete a PIA. However, some organizations may have policies in place that require a PIA be completed in some circumstances. A PIA is recommended to:

  • Determine when and how a project will impact privacy
  • Assist organizations in exercising due diligence
  • Address any privacy risks
  • Save time and money by identifying privacy issues early in the design stage
  • Assure the public that their personal (health) information will be managed and safeguarded appropriately

The full 12-page PIA includes the following sections:

  1. Introduction and Acknowledgments
  2. Frequently Asked Questions
  3. Before Getting Started
  4. Privacy Impact Assessment Tool (questionnaire)
  5. Appendices

Tools:

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