En savoir plus sur Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) faites dans l’intérêt public – Foire aux questions

Qu’est-ce que la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP)?

La Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) est un texte de loi sur le droit d’accès à l’information qui accorde aux particuliers un droit d’accès reconnu aux documents relevant des organismes publics du Manitoba, sous réserve d’exceptions limitées et précises. Elle exige aussi des organismes publics qu’ils assurent la protection des renseignements personnels inclus dans les documents dont ils assurent la garde. La LAIPVP est entrée en vigueur le 4 mai 1998 et a remplacé la Loi sur la liberté d’accès à l’information.

Qu’entend-on par « document »?

La LAIPVP définit un « document » comme tout « document qui reproduit des renseignements sous une forme quelconque, y compris des renseignements écrits, photographiés, enregistrés ou stockés de quelque manière que ce soit sur tout support de données ou par des moyens graphiques, électroniques, mécaniques ou autres ». La définition exclut toutefois les logiciels électroniques et les mécanismes qui produisent des documents.

Qu’entend-on par « renseignements personnels »?

Les renseignements personnels sont les renseignements consignés concernant un particulier identifiable, notamment son nom, son adresse et son numéro de téléphone ou de télécopieur, les renseignements concernant son âge, son sexe et son origine ethnique, les renseignements financiers, les renseignements génétiques, tout numéro identificateur comme le numéro d’assurance sociale, de permis de conduire ou de carte de crédit, et ainsi de suite.

Qui peut avoir accès à mes renseignements personnels?

La LAIPVP vous accorde d’abord et avant tout un droit d’accès aux renseignements personnels vous concernant et d’en demander la correction. La LAIPVP restreint l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels par un organisme public. Au sein d’un organisme public, seul l’employé qui doit connaître les renseignements personnels que vous avez fournis pour bénéficier d’un programme ou service peut avoir accès à ces renseignements. La LAIPVP assure la protection de vos renseignements personnels en interdisant aux organismes publics de les communiquer à des tiers sans votre consentement, sauf dans des cas précis et limités, notamment aux fins de l’exécution de la loi. Le paragraphe 44(1) de la LAIPVP dresse la liste de ces exceptions.

La LAIPVP est-elle la seule façon d’avoir accès aux documents?

La LAIPVP vise à compléter les modalités d’accès aux renseignements ou aux documents qui sont normalement à la disposition du public (article 3). Il est peut-être possible d’obtenir les documents que vous voulez de manière informelle, sans avoir à faire une demande de communication en vertu de la LAIPVP. Avant de soumettre une formule de demande, vous devriez communiquer avec le coordonnateur chargé de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de l’organisme public qui possède les documents qui vous intéressent, afin de voir si vous pouvez les obtenir sans avoir à remplir une demande.

Comment a-t-on accès à des renseignements généraux ou personnels?

Le traitement des demandes de renseignements généraux et personnels se fait de la même manière. Les demandes devraient être adressées à l’organisme public qui a la garde ou la responsabilité des documents recherchés. Certains documents peuvent être obtenus sans qu’il soit nécessaire de soumettre une demande officielle. Le coordonnateur chargé de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de l’organisme public concerné pourra vous dire si vous pouvez obtenir ces documents ainsi. Si une demande officielle doit être soumise, vous devez la rédiger sur la formule de demande réglementaire et la faire parvenir au coordonnateur. Vous trouverez les noms et adresses de tous les coordonnateurs chargés de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée sur le site web de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée du gouvernement du Manitoba.

A-t-on droit à tous les documents demandés?

Le droit d’accès est assujetti à des exceptions limitées et précises. La pratique qui consiste à prélever du document demandé les renseignements tombant sous le coup d’une exception à la communication permet de communiquer le plus de renseignements possible. Ainsi, il se peut que le ou les documents demandés ne vous soient communiqués qu’en partie.

Comment s’y prend-on pour faire corriger des renseignements personnels?

Si, après l’obtention de renseignements personnels vous concernant, vous croyez qu’ils sont erronés ou incomplets, vous pouvez demander de les faire corriger. Il n’y a pas de façon de faire prescrite à cette fin, sauf que la demande doit être présentée par écrit. Vous devrez faire parvenir votre lettre au coordonnateur. Vous trouverez les noms et adresses de tous les coordonnateurs chargés de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée sur le site web de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée du gouvernement du Manitoba.

Doit-on payer des frais pour avoir accès aux documents?

Aucun droit n’est perçu pour avoir accès aux documents si la recherche et la préparation des documents visés dure moins de deux heures. Des droits peuvent être exigés si la recherche et la préparation des documents dépassent ce délai. Des frais de photocopie et de livraison peuvent être également exigés et ce, peu importe le temps consacré à la demande. Si l’organisme public juge utile d’imposer des droits, il doit vous remettre une estimation de ces droits avant le traitement de votre demande. Ce sera alors à vous de décider si vous voulez poursuivre votre demande ou la limiter de manière à diminuer le montant des droits exigés. Si le coût réel du traitement de votre demande est inférieur à l’estimation, l’organisme public doit rembourser la différence. Il ne peut toutefois exiger un montant plus élevé que celui de l’estimation, même si le coût réel est supérieur à l’estimation. Vous pouvez être admissible à une renonciation aux droits dans certains cas mentionnés au paragraphe 9(1) du Règlement. Les demandes de renonciation doivent être adressées au coordonnateur chargé de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée. Vous trouverez les noms et adresses de tous les coordonnateurs sur le site web de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée du gouvernement du Manitoba.

Que se passe-t-il si l’Ombudsman formule des recommandations ?

Si le rapport contient des recommandations, le responsable de l’organisme public doit envoyer l’Ombudsman une réponse écrite dans les 15 jours après réception du rapport. La réponse doit indiquer si les recommandations ont été acceptées et décrivent les mesures prises ou envisagées pour mettre en œuvre leur, ou, les raisons pourquoi le responsable refuse de prendre des mesures pour mettre en œuvre.

Que se passe-t-il si l’organisme public ne suit pas les recommandations ?

L’Ombudsman peut demander que l’Arbitre en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée procéder à un examen dans l’affaire si les recommandations ne sont pas respectées. L’Arbitre est un agent indépendant de l’Assemblée législative du Manitoba, distincte de l’ombudsman et l’organisme public.

Une demande de réexamen est possible uniquement par l’Ombudsman et non par l’organisme public ou à la plaignante. Après avoir effectué un examen, l’arbitre rend une ordonnance, dont un exemplaire est fourni à la plaignante, l’organisme public et l’Ombudsman.

Que fait-on si l’on est pas satisfait des conclusions de l’ombudsman?

Si on vous a refusé la communication totale ou partielle d’un document, vous pouvez en appeler de cette décision devant la Cour du Banc de la Reine du Manitoba. Vous pouvez aussi interjeter appel devant la Cour du Banc de la Reine si vous avez été informé(e) de la décision d’un organisme public de communiquer des renseignements personnels vous concernant à quelqu’un d’autre. Vous ne pouvez cependant vous adresser à la Cour que si vous avez déposé une plainte auprès de l’ombudsman et que celui-ci a fait un rapport au sujet de cette plainte.

Il n’y a pas d’appel interjeté devant la Cour au sujet de la collecte, de l’utilisation ou de la communication, par un organisme public, de renseignements personnels en vertu de la LAIPVP.