Lignes directrices à l’intention des tribunaux administratifs sur la publication en ligne de leurs décisions

Développé en avril 2015

Introduction

Par souci d’efficacité, les tribunaux administratifs se servent fréquemment de l’Internet pour communiquer leurs décisions au public. La publication en ligne de leurs décisions peut promouvoir l’ouverture, la responsabilité et la transparence. Elle peut aussi permettre au public d’être davantage informé sur le travail des tribunaux et sur leurs décisions antérieures.

À titre d’organismes publics, les tribunaux administratifs sont assujettis aux dispositions relatives à la protection de la vie privée de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) et de la Loi sur les renseignements médicaux personnels (LRMP) du Manitoba. Dans bien des cas, le tribunal peut faire preuve d’ouverture, de responsabilité et de transparence et respecter la LAIPVP et la LRMP en publiant des décisions qui ne renferment pas de données d’identification personnelle.

La publication en ligne des décisions du tribunal permettent à celles-ci d’être largement accessibles. Par conséquent, tout renseignement personnel sur les parties ou témoins inclus dans les décisions peut être utilisé par un nombre

illimité de personnes pour un nombre infini de raisons, ce qui peut causer un préjudice aux personnes visées.

Il est important que le contenu des décisions du tribunal publiées sur Internet tienne compte du fait qu’une fois la décision publiée en ligne, n’importe qui peut se servir de renseignements personnels et les utiliser hors contexte à des fins diverses. Lorsque les décisions renferment des renseignements personnels, les personnes concernées perdent le contrôle de ces renseignements et risquent d’être victimes d’une atteinte à leur réputation, de pratiques discriminatoires, d’usurpation d’identité et d’exploration de leurs données. Le problème est que certaines personnes vont peut-être ne pas vouloir prendre part à l’audience d’un tribunal, car elles craignent pour leur vie privée.

Compte tenu de la diversité des tribunaux et des lois qui les habilitent, il est impossible d’instaurer une approche universelle pour la publication en ligne des décisions. Les lignes directrices qui suivent énoncent les facteurs qu’il faut prendre en compte pour publier les décisions en ligne.

Tenir compte des lois pertinentes et de l’intérêt du public dans la publication des décisions

Les tribunaux administratifs doivent déterminer si les lois auxquelles ils sont assujettis régissent ou non le type de renseignements qui peuvent ou doivent figurer dans les décisions. Ils doivent également déterminer si ces lois autorisent la divulgation publique de leurs décisions.

Même si des dispositions législatives autorisent la divulgation publique de données d’identification personnelle dans leurs décisions, les tribunaux doivent déterminer s’il est nécessaire ou même approprié de le faire. À cet effet, ils doivent savoir si la divulgation présente un intérêt public clairement défini, par exemple si elle protège le public contre la fraude, les dommages corporels ou l’inconduite professionnelle, ou encore si elle a un effet dissuasif.

Il faut prendre en considération le caractère délicat, l’exactitude et le caractère plus ou moins détaillé des renseignements personnels. Il faut également déterminer au cas par cas si la communication de ce genre de renseignements au sujet de chaque partie ou témoin d’une affaire est nécessaire ou appropriée aux fins de l’intérêt du public à cet égard.

La LAIPVP et la LRMP énoncent les exigences en matière de confidentialitédesrenseignementspersonnelsetdesrenseignements médicaux personnels. Elles prévoient les restrictions suivantes en ce qui concerne la communication de ces renseignements :

• les renseignements personnels et les renseignements médicaux personnels ne peuvent être divulgués que si des dispositions législatives l’autorisent dans le cadre de la LAIPVP et de la LRMP; ces lois autorisent la communication de ces renseignements lorsqu’une autre loi l’exige ou l’autorise
• la communication de renseignements personnels et de renseignements médicaux personnels doit se limiter aux renseignements qui sont nécessaires à la réalisation de la fin à laquelle ils sont destinés
• en outre, la LRMP n’autorise la communication de renseignements médicaux personnels que dans la mesure où le bénéficiaire a besoin de les connaître

Élaborer une politique de rédaction des décisions

Si un tribunal administratif décide de publier ses décisions en ligne, l’établissement d’une politique de rédaction des décisions peut empêcher que des données d’identification personnelle soient communiquées par inadvertance. Si des dispositions législatives l’autorisent à communiquer publiquement des renseignements personnels ou des renseignements médicaux personnels, le fait de disposer d’une politique peut aider à ne communiquer que le strict nécessaire.

En rédigeant leurs décisions, que celles-ci soient communiquées en ligne ou seulement aux parties concernées, les tribunaux devraient faire en sorte d’éliminer les renseignements qui ne sont pas essentiels à la compréhension des décisions ou du processus décisionnel. L’adoption d’une politique peut contribuer à limiter, à dépersonnaliser ou à supprimer les données d’identification personnelle.

La politique devrait également indiquer si toutes les décisions doivent être publiées ou seulement les décisions de principe, et si celles qui ne peuvent pas être suffisamment dépersonnalisées doivent être affichées en ligne.

Il est important de tenir compte des modalités de publication en ligne des décisions, et en particulier de décider s’il faut publier :

• le texte intégral des décisions qui ont été rédigées de manière à ne pas identifier les personnes ou à limiter les renseignements permettant de les identifier (par exemple, les renseignements personnels pourraient figurer dans un index séparé qui serait transmis uniquement aux parties);
• les décisions comportant des données d’identification personnelle qui ont été retirées de la version d’origine;
• un résumé de la décision.

De quelle façon le tribunal peut-il limiter la communication de renseignements personnels?

La politique de rédaction des décisions devrait énoncer les pratiques permettant de limiter, de dépersonnaliser ou de supprimer les renseignements personnels ou les renseignements médicaux personnels qui risquent d’identifier des particuliers dans les décisions qui sont affichées en ligne.

Une telle politique devrait prévoir de ne pas inclure les renseignements suivants dans les décisions :

• les noms réels ou les initiales (utiliser des pseudonymes ou choisir des initiales au hasard)
• l’âge ou la date de naissance d’un particulier
• les renseignements sur la situation maritale ou familiale, l’orientation sexuelle, les antécédents médicaux, les antécédents criminels ou la nationalité d’origine, sauf s’ils sont véritablement pertinents à la décision du tribunal
• l’adresse d’un particulier
• le nom ou l’emplacement de son lieu de travail
• les noms des établissements de santé
• les noms des fournisseurs de soins de santé ou de leurs lieux de travail
• les numéros d’assurance sociale, de permis de conduire ou d’identification personnelle (services de santé)
• les numéros de comptes bancaires ou autres données financières
• les dates précises d’événements associés à un particulier, sauf si elles sont véritablement pertinentes à la décision du tribunal
• les noms de localités

Faire preuve de transparence en avisant les personnes concernées

En faisant preuve de transparence à l’égard des politiques, des lois et des règlements particuliers qui régissent la façon dont il traite l’information, le tribunal peut gagner davantage la confiance du public dans les pratiques qu’il utilise en matière de protection de la vie privée.

Pour commencer, le tribunal devrait informer les parties qu’elles ne doivent inclure que les renseignements personnels et les renseignements médicaux personnels qui sont nécessaires pour l’aviser du conflit et des questions pertinentes qui figurent dans tout document éventuel ayant été déposé auprès de lui. Cela l’aidera à limiter le nombre de renseignements recueillis à la quantité qui est nécessaire pour atteindre l’objectif de la collecte.

Conformément à la LAIPVP et à la LRMP, le tribunal doit donner avis aux personnes auprès de qui il recueille des renseignements personnels ou des renseignements médicaux personnels, de façon qu’elles sachent comment leurs données seront utilisées et communiquées. Ces lois précisent que l’avis en question doit contenir certains éléments d’information.

Le tribunal peut diminuer le risque de malentendu ou de conflit lié à la protection de la vie privée au sujet des renseignements qui seront mis en ligne en informant les intéressés sur la politique et les pratiques du tribunal en ce qui concerne la publication en ligne des décisions. Il doit donner avis de ce qui suit à ces personnes :

• le type de renseignements généralement accessibles au public par Internet
• la façon dont les décisions sont mises en ligne
• les données éventuelles d’identification personnelle qui figureront dans les décisions publiées sur Internet
• les procédures auxquelles les parties et les témoins peuvent recourir pour soumettre des observations sur la communication par voie électronique de renseignements qui posent un problème particulier et qui sont susceptibles de les identifier

Comment le tribunal peut-il profiter de la technologie pour réduire les risques d’atteinte à la vie privée?

Le tribunal peut renforcer la confidentialité des renseignements en utilisant des « protocoles d’exclusion des robots informatiques » de manière à exclure le contenu de nature judiciaire dans les résultats des recherches aléatoires sur Internet.

Les robots informatiques (également appelés robots Web ou araignées) sont des logiciels qui parcourent le Web de façon automatique. Les moteurs de recherche comme Google s’en servent pour indexer le contenu de la toile.

Un « protocole d’exclusion des robots informatiques » est une convention ou norme reconnue qui signale au robot quels contenus d’un site Web doivent être exclus du processus d’indexation. Les robots Web utilisés par des moteurs de recherche réputés respectent probablement ces protocoles mais ce n’est peut-être pas le cas pour des particuliers ou d’autres compagnies. Le protocole d’exclusion ne garantit pas qu’un robot Web va respecter la demande de non-indexation mais il diminue le risque d’indexation.

Remerciements

Ces lignes directrices s’inspirent du document publié en 2010 par le Commissariat à la protection de la vie privée intitulé Divulgation de renseignements personnels par voie électronique dans les décisions des tribunaux administratifs, qui a été élaboré après consultations des bureaux provinciaux et territoriaux de surveillance de la protection de la vie privée, ainsi que du document publié en 2011 par le commissariat de Colombie-Britannique et intitulé Balancing Privacy and Openness: Guidelines on the Electronic Publication of Decisions of Administrative Tribunals.

Développé en avril 2015