Conseils pour soumettre une demande dans le cadre de LAIPVP

La Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) donne à tout le monde le droit d’accéder aux documents qui relèvent d’organismes publics du Manitoba, sous réserve de certaines exceptions.

Lorsqu’un organisme public reçoit votre demande d’accès à l’information, il doit y répondre dans les 30 jours, sauf s’il proroge le délai ou s’il transmet la demande à un autre organisme public. Étant donné que le processus doit s’effectuer dans un certain délai, les conseils ci-dessous peuvent aider à le rendre plus efficace.
Veuillez noter que vous pouvez trouver d’autres renseignements dans le Guide de l’utilisateur de la LAIPVP.

Avant de soumettre une demande

• Pensez à d’autres sources d’information possibles, notamment les sites Web, les rapports annuels et autres publications. Si vous cherchez des renseignements au sujet du gouvernement du Manitoba, songez à vous adresser à la Bibliothèque de l’Assemblée législative ou au Service de renseignements au public pour voir si l’un ou l’autre de ces services peut vous fournir les renseignements ou les documents que vous cherchez ou vous renvoyer à quelqu’un qui peut le faire.
• Déterminez de quel organisme public relèvent les documents que vous recherchez et adressez votre demande au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de cet organisme. Consultez la rubrique « Où envoyer votre demande » à http://www.gov.mb.ca/chc/fippa/wheretosend/index.fr.html
• Adressez-vous à l’organisme public pour en savoir davantage sur les documents que vous voulez consulter. Le fait de savoir comment les documents sont gérés et conservés ou comment l’organisme tient des statistiques sur un programme particulier peut vous aider à formuler votre demande de façon à faciliter son traitement.
• Si vous avez soumis des demandes antérieures, faites-y référence ainsi qu’aux décisions qui en ont découlé de façon à éviter de demander l’accès à des documents que vous avez déjà reçus ou qui n’existent pas.
• Si vous envisagez de soumettre plusieurs demandes, songez à en établir un ordre de priorité et à les soumettre dans cet ordre-là à l’organisme public. Si vous soumettez un grand nombre de demandes en une seule fois, il n’est peut-être pas raisonnable de vous attendre à ce que l’organisme public soit capable de répondre à toutes dans les 30 jours.

Formulation de votre demande

• Rappelez-vous que la LAIPVP permet d’avoir accès à des documents. Un organisme public n’est pas tenu de répondre à une question sous prétexte qu’elle figure dans une demande d’accès. Assurez-vous que votre demande porte sur l’accès à des documents. Si vous souhaitez obtenir une réponse à une question, adressez-vous directement à l’organisme public.
• Songez à l’étendue de votre demande. Répondre à une demande sous-entend souvent rechercher et examiner plus de documents que vous ne pensez. En conséquence, plus votre demande est ciblée, moins la réponse risque de prendre du temps. Les demandes dont l’étendue est plus importante risquent de prendre longtemps à traiter et peuvent entraîner le versement de certains droits.
• Si vous demandez des documents contenant un mot, une expression ou un nom particuliers, ou portant sur un sujet particulier, assurez-vous de fournir autant de contexte que possible en précisant une période, un endroit, le domaine d’un programme ou tout autre paramètre pouvant aider l’organisme public à déterminer où chercher les documents.
• Pensez à la nature des documents que vous demandez. Par exemple, si vous voulez connaître les dépenses occasionnées par un événement ou un programme récent, il est plus probable que l’organisme public dispose de documents sur le budget prévu pour l’événement plutôt que de documents sur les dépenses pour lesquelles il n’a pas encore reçu de factures.

Gestion de votre dossier LAIPVP

• Placez tous les documents se rapportant à votre demande dans un seul endroit, par ex. dans un classeur – une copie de votre demande, la décision de l’organisme public quant à la communication ainsi que toute autre correspondance que vous avez entretenue avec l’organisme au sujet de votre demande.
• Un numéro est attribué à votre demande une fois que l’organisme public la reçoit. Inscrivez ce numéro dans votre dossier et faites-y référence lorsque vous contactez l’organisme public pour savoir où en est votre demande.
• Si l’organisme vous contacte pour obtenir des précisions sur votre demande, répondez-lui dès que possible. Rappelez-vous que dès qu’une demande est faite, le temps dont l’organisme dispose pour répondre à votre demande commence à s’écouler. Plus vous communiquez rapidement avec l’organisme, plus le traitement de votre demande peut commencer de bonne heure.
• Si vous demandez à accéder à des documents au nom d’une organisation, pensez à faire ce qui suit :
  • designating a back-up person who can deal with the public body on your behalf if you’re not available
  • organizing FIPPA files in a consistent manner within the organization that indicates the name of the public body, application number and keywords related to your request
  • storing FIPPA files in an area that can be accessed by colleagues, to avoid the same records being requested in the future