Pour diffusion le 29 juin 2000


Cinq chiropraticiens de Winnipeg suivent les recommandations de l'ombudsman

Winnipeg - Le Bureau de l'ombudsman du Manitoba a terminé une enquête concernant des déclarations voulant que certains chiropraticiens de Winnipeg aient utilisé des renseignements médicaux personnels afin d'envoyer une lettre demandant le soutien d'un candidat aux élections.

M. Barry Tuckett, l'ombudsman du Manitoba a en effet constaté que cinq chiropraticiens de Winnipeg avaient utilisé et divulgué des renseignements médicaux personnels par courrier et par téléphone à des fins de sollicitation qui n'étaient pas directement liées au but pour lequel ces renseignements avaient été recueillis. De plus, ces renseignements ont été utilisés sans le consentement des patients ou sans que cela soit autorisé en vertu de la Loi sur les renseignements médicaux personnels, donc en violation de celle-ci. De plus, l'ombudsman a également découvert que les cinq chiropraticiens avaient formellement contrevenu aux dispositions de la Loi sur les renseignements médicaux personnels concernant les mesures de sécurité.

L'ombudsman a entrepris l'enquête de sa propre initiative lorsque, en avril 1999, les médias ont révélé que trois chiropraticiens, dont les noms étaient cités, avaient utilisé les renseignements médicaux personnels de plusieurs patients pour leur envoyer une lettre demandant le soutien d'un candidat aux élections. Dès le début de l'enquête, on a appris que de l'un des chiropraticiens mentionnés par les médias l'avait été par erreur. En étudiant la question, l'ombudsman a appris que trois autres chiropraticiens auraient utilisé et divulgué des renseignements médicaux personnels de patients, en violation de la Loi sur les renseignements médicaux personnels.
 

Le rapport de l'ombudsman à l'attention des cinq chiropraticiens, daté du 8 mai 2000, les informait du fait qu'à son avis, ils avaient enfreint la Loi sur les renseignements médicaux personnels. Dans son rapport, l'ombudsman faisait les quatre recommandations suivantes :

1. Des excuses écrites doivent être présentées le plus tôt possible aux patients qui ont exprimé des préoccupations au sujet de l'utilisation et de la divulgation sans autorisation de renseignements médicaux personnels les concernant.
   
   
2. Des mesures raisonnables doivent être prises pour s'assurer que les renseignements médicaux personnels qui ont été divulgués à M. Ted Murphy (le candidat aux élections) et que ce dernier aurait pu transmettre à d'autres personnes, soient détruits. Doivent également être détruits tous les autres dossiers découlant de l'utilisation et de la divulgation des renseignements médicaux personnels qui précisent le nom des patients.
   
   
3. Des dispositions immédiates doivent être prises pour cerner tous les difficultés liées au respect des articles 17, 18 et 19 de la Loi sur les renseignements médicaux personnels et du Règlement sur les renseignements médicaux personnels (245/97).
   
   
4. D'autres mesures immédiates doivent être prises pour répondre à toutes les lacunes possibles, pour garantir le respect de la Loi sur les renseignements médicaux personnels et du Règlement sur les renseignements médicaux personnels (245/97).

Les réponses écrites des chiropraticiens indiquent qu'ils ont accepté ces recommandations. En résumé : les patients qui avaient exprimé des préoccupations ont reçu des excuses par écrit; les renseignements médicaux personnels qui avaient été divulgués, ainsi que les autres dossiers découlant de d'utilisation et de la divulgation de ces renseignements ont été détruits; et des mesures ont été prises pour cerner et régler les problèmes liés aux mesures de sécurité, prévues dans la Loi sur les renseignements médicaux personnels et le Règlement sur les renseignements médicaux personnels (245/97).

M. Tuckett a fait remarquer que : «Nous n'avons trouvé aucune preuve nous permettant de conclure que les cinq chiropraticiens savaient qu'utiliser et divulguer des listes de noms de patients à ces fins était une infraction à la Loi. L'attention générée par cet acte non conforme d'utilisation et de divulgation et l'examen auquel il a été soumis de la part du public sensibiliseront sans doute les professionnels aux obligations qu'ils ont en vertu de la Loi sur les renseignements médicaux personnels en ce qui concerne la collecte, l'utilisation, la divulgation et la protection des renseignements médicaux personnels.»

 

DOCUMENT D'INFORMATION

CONTEXTE

En avril 1999, les médias ont révélé que trois chiropraticiens de Winnipeg avaient utilisé des renseignements médicaux personnels de leurs patients afin d'envoyer une lettre demandant le soutien d'un candidat aux élections. Le Bureau de l'ombudsman du Manitoba a entrepris une enquête en vertu du paragraphe 39(4) de la Loi sur les renseignements médicaux personnels, qui énonce :

Plainte émanant de l'ombudsman
39(4) L'ombudsman peut lui-même prendre l'initiative d'une plainte s'il a des motifs raisonnables de croire qu'une enquête devrait être menée relativement à une question sous le régime de la présente loi.

Dès le début de l'enquête, on a appris que l'un des chiropraticiens mentionnés par les médias l'avait été par erreur. Les deux autres étaient MM. Alan Dain et Brian Mestdagh. En étudiant la question, l'ombudsman a appris que trois autres chiropraticiens, MM. Gilbert Bohémier, Gérald Bohémier et Henry Pops, auraient aussi utilisé et divulgué des renseignements médicaux personnels de leurs patients, en violation de la Loi sur les renseignements médicaux personnels. Cinq chiropraticiens ont donc fait l'objet d'une enquête.

L'enquête a porté sur deux points fondamentaux : premièrement, sur l'utilisation et la divulgation des renseignements médicaux personnels; et deuxièmement, sur les questions liées à la conservation et à la destruction des renseignements ainsi qu'aux autres garanties de sécurité prévues par les articles 17, 18 et 19 de la Loi sur les renseignements médicaux personnels et par le Règlement sur les renseignements médicaux personnels 245/97.

DISPOSITIONS LÉGISLATIVES

UTILISATION ET COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX PERSONNELS
La Loi sur les renseignements médicaux personnels, édictée par la législature du Manitoba, gouverne l'utilisation et la divulgation des renseignements médicaux personnels.

Selon la Loi sur les renseignements médicaux personnels, tout chiropraticien autorisé et inscrit qui recueille et maintient des renseignements médicaux personnels est un dépositaire. Les renseignements médicaux personnels sont notamment définis dans la loi en tant que renseignements consignés concernant un particulier identifiable et ayant trait aux soins de santé qui lui sont fournis. La définition vise notamment les renseignements identificateurs concernant le particulier qui sont recueillis à l'occasion de la fourniture de soins de santé et qui en découlent.

En particulier, l'article 20 de la Loi sur les renseignements médicaux personnels, énonce :

Obligations générales des dépositaires
20(1) Le dépositaire ne peut utiliser ou communiquer des renseignements médicaux personnels que dans la mesure prévue dans la présente section.

Nombre de renseignements
20(2) L'utilisation ou la communication par un dépositaire de renseignements médicaux personnels se limite au nombre minimal de renseignements nécessaires à la réalisation de la fin à laquelle ils sont destinés.

Limite visant les employés du dépositaire
20(3) Le dépositaire limite l'utilisation et la communication des renseignements médicaux personnels qu'il maintient à ceux de ses employés et mandataires qui doivent les connaître pour réaliser la fin à laquelle les renseignements ont été recueillis ou reçus ou une des fins qu'autorise l'article 21.

GARANTIES CONCERNANT LA SÉCURITÉ
En plus des attributions qui lui sont conférées ayant trait à l'enquête sur toute plainte concernant l'accès aux renseignements médicaux personnels et la confidentialité de ces renseignements sous le régime de la Loi sur les renseignements médicaux personnels, le Bureau de l'ombudsman du Manitoba peut aussi procéder à des enquêtes et à des vérifications, et faire des recommandations pour surveiller et garantir l'observation de la Loi; renseigner le public au sujet de la Loi; et commenter les répercussions qu'ont les programmes ou pratiques prévus des dépositaires sur l'accès aux renseignements médicaux personnels ou sur la confidentialité de ces documents. En plus d'établir des mesures concernant l'utilisation et la communication des renseignements médicaux personnels, la Loi sur les renseignements médicaux personnels établit des garanties visant à assurer la sécurité de ces renseignements :

Directives en matière de conservation et de destruction
17(1) Le dépositaire observe les directives, qu'il établit par écrit, concernant la conservation et la destruction des renseignements médicaux personnels.

Observation des règlements
17(2) Les directives respectent les exigences réglementaires.

Mode de destruction
17(3) En conformité avec les exigences réglementaires, le dépositaire fait en sorte que les renseignements médicaux personnels soient détruits d'une manière qui protège la vie privée du particulier qu'ils concernent.

Document faisant état de la destruction
17(4) S'il détruit des renseignements médicaux personnels, le dépositaire conserve un document mentionnant :

1. le particulier dont les renseignements sont détruits et la période à laquelle ceux-ci se rapportent; et
2. le mode de destruction et la personne chargée de superviser la destruction.

Obligation d'établir des garanties
18(1) En conformité avec les exigences réglementaires, le dépositaire protège les renseignements médicaux personnels en établissant des garanties administratives, techniques et physiques satisfaisantes afin que soient assurés la confidentialité, la sécurité, l'exactitude et l'intégrité des renseignements.

Garanties particulières
18(2) Sans préjudice du paragraphe (1), le dépositaire :

1. met en œuvre des dispositifs qui limitent le nombre de personnes qui peuvent utiliser les renseignements médicaux personnels qu'il maintient à celles qu'il autorise explicitement à cette fin;
2. met en œuvre des dispositifs visant à garantir que les renseignements médicaux personnels qu'il maintient ne puissent être utilisés que si :
   1. la personne qui cherche à les utiliser est bien l'une des personnes qu'il a autorisées à cette fin,
   2. l'utilisation projetée est effectivement autorisée sous le régime de la présente loi;
3. met en œuvre des mesures visant à empêcher l'interception de renseignements médicaux personnels par des personnes non autorisées, s'il utilise des moyens électroniques pour demander la communication de tels renseignements ou pour répondre à des demandes de communication;
4. veille à ce que les demandes de communication de renseignements médicaux personnels auxquelles il répond contiennent suffisamment de détails pour identifier uniquement le particulier que les renseignements concernent.

Garanties supplémentaires pour les renseignements sous forme électronique
18(3) Le dépositaire qui maintient des renseignements médicaux personnels sous forme électronique établit les garanties supplémentaires qui sont applicables à ces renseignements et que prévoient les règlements.

Garanties applicables aux renseignements de nature délicate
19 Afin de déterminer si les garanties exigées à l'article 18 sont satisfaisantes, le dépositaire tient compte du niveau de sensibilité des renseignements médicaux personnels à protéger.

Le Règlement énonce les détails supplémentaires suivants :

Directives écrites
2 Le dépositaire établit des directives écrites qu'il observe et qui contiennent :

1. des dispositions pour la sécurité des renseignements médicaux personnels au cours de leur collecte, de leur utilisation, de leur communication, de leur stockage et de leur destruction, notamment des mesures :
   1. garantissant la sécurité des renseignements si un document les contenant est retiré d'un lieu désigné d'accès réservé,
   2. garantissant la sécurité des renseignements sous forme électronique si le matériel informatique ou les supports électroniques amovibles servant à leur consignation sont utilisés à une autre fin ou qu'il en soit disposé;
2. des dispositions prévoyant la consignation des atteintes à la sécurité des renseignements;
3. des mesures correctrices visant à remédier aux atteintes à la sécurité des renseignements.

Restriction d'accès et autres précautions
3 Le dépositaire :

1. fait en sorte que les renseignements médicaux personnels soient maintenus dans un ou des lieux désignés et fassent l'objet de mesures de protection appropriées;
2. limite l'accès aux lieux désignés où se trouvent des renseignements médicaux personnels aux personnes autorisées;
3. prend les précautions voulues pour protéger les renseignements médicaux personnels contre le feu, le vol, le vandalisme, la détérioration, la destruction ou la perte accidentelle et d'autres dangers;
4. fait en sorte que les supports électroniques amovibles servant à consigner les renseignements médicaux personnels soient gardés en lieu sûr lorsqu'ils ne sont pas utilisés.

Le Règlement sur les renseignements médicaux personnels, enregistré le 11 décembre 1997, donnait aux dépositaires un délai d'un an pour se conformer à ses dispositions, à l'exception de l'article 4 (Protection des renseignements électroniques), pour lequel les dépositaires ont jusqu'au 11 décembre 2000 au plus tard pour s'y conformer.

La disposition du Règlement relative à la vérification énonce :

Vérification
8(1) Le dépositaire vérifie les mesures de protection qu'il a prises au moins une fois tous les deux ans.
8(2) Le dépositaire corrige dès que possible les carences que la vérification lui permet, le cas échéant, de déceler dans les mesures de protection qu'il a prises.

Les grands titres du Règlement cernent les points pour lesquels les dépositaires doivent prendre des mesures. (2) Directives écrites; (3) Restriction d'accès et autres précautions; (4) Protection des renseignements électroniques; (5) Accès autorisé; (6) Orientation et formation des employés; (7) Confidentialité; et (8) Vérification.

CONCLUSIONS DE L'OMBUDSMAN

UTILISATION DE RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX PERSONNELS
L'ombudsman a entrepris l'enquête à la suite de déclarations des médias dénonçant une situation en violation de l'article 20 de la Loi sur les renseignements médicaux personnels : « Le dépositaire ne peut utiliser ou communiquer des renseignements médicaux personnels que dans la mesure prévue dans la présente section. »

Les explications fournies par les chiropraticiens visés ont permis d'établir clairement que des renseignements, recueillis sur environ 2 300 patients à l'occasion de la prestation de soins chiropratiques (renseignements médicaux personnels) et découlant de ces soins, avaient été utilisés pour envoyer du courrier à ces patients et communiquer de nouveau avec eux par téléphone en mars 1999, en vue de recueillir du soutien pour l'élection de M. Ted Murphy, candidat dans la circonscription de Springfield.

L'ombudsman a appris que les renseignements médicaux personnels utilisés pour communiquer par courrier et faire les suivis par téléphone étaient les noms, adresses et numéros de téléphone des patients. Les chiropraticiens ont admis que les renseignements médicaux personnels avaient été utilisés à des fins autres que celles pour lesquelles ils avaient été recueillis et sans le consentement de leurs patients.

L'Ombudsman a informé les chiropraticiens qu'à son avis, la façon dont ils avaient utilisé les renseignements médicaux personnels à des fins de sollicitation par courrier et par téléphone, sans le consentement de leurs patients ou sans que cela soit autorisé en vertu de la Loi sur les renseignements médicaux personnels, n'était pas directement liée au but pour lequel ces renseignements avaient été recueillis, et contrevenait donc à la loi.

COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX PERSONNELS
D'un chiropraticien à l'autre, la version des faits concernant la communication des renseignements médicaux personnels était différente. Nous croyons savoir que deux des chiropraticiens n'ont pas personnellement préparé le courrier pour lequel les renseignements médicaux personnels de leurs patients avaient servi, mais qu'ils avaient plutôt fait parvenir ces renseignements à M. Murphy. Un chiropraticien nous a fait savoir qu'il avait préparé les lettres et qu'il les avait ensuite fait parvenir à M. Murphy, qui s'était chargé de les envoyer. Les deux autres chiropraticiens avaient préparé et posté les lettres à partir de leur bureau après les heures d'ouverture normales.

En ce qui concerne quatre des chiropraticiens, il est clair que les appels téléphoniques effectués en suivi des lettres provenaient d'un centre d'appel. Il apparaît que le directeur de campagne de M. Murphy, M. Frank Clark, a fourni au centre d'appel en question les renseignements relatifs aux patients pour que le personnel du centre entre en communication avec eux. Cette documentation montre clairement que les personnes désignées avaient reçu des soins chiropratiques. Pour ce qui du dernier chiropraticien, nous n'avons trouvé aucune preuve indiquant que le centre d'appel avait reçu des renseignements médicaux personnels sur ses clients.

Aux premiers stages de l'enquête, deux des chiropraticiens ont demandé à M. Murphy qu'il leur rende les renseignements médicaux personnels de leurs patients. Nous avons appris que les renseignements avaient été détruits.

Au cours de l'enquête, l'ombudsman a trouvé au centre d'appel de la documentation sur certains patients de deux chiropraticiens, dont notamment une page de calcul de tableur qui contenait les noms, adresses et numéros de téléphone de personnes identifiées en tant que patients de ces chiropraticiens. Parmi la documentation se trouvait aussi une feuille de commentaires (Chiropractic Study Comment Sheet) donnant le nom, l'adresse et le numéro de téléphone d'un client de l'un de ces chiropraticiens, ainsi que des notations relatives à l'appel téléphonique. L'ombudsman a informé ces chiropraticiens de l'existence de cette documentation.

Les chiropraticiens ont fourni une explication sur leurs actions. L'un d'entre eux a déclaré qu'il n'était pas sensibilisé au fait que ses actions concernant l'utilisation et la divulgation des renseignements médicaux personnels de ses patients contrevenaient à la loi et que, s'il l'avait su, il aurait agi autrement. Deux autres ont déclaré qu'ils n'avaient même pas pensé que les fins pour lesquelles ils avaient utilisé et communiqué les renseignements puissent contrevenir à la loi. Trois chiropraticiens ont fait remarquer qu'au cours des ans, et plus particulièrement en périodes d'élections, la pratique au Manitoba pour les membres de leur profession a été d'apporter un soutien politique aux candidats favorisant leur cause. Certains ont suggéré que des renseignements sur des patients avaient déjà été utilisés de cette façon auparavant. Un autre nous a indiqué qu'il s'agissait de la seule occasion où il avait utilisé et communiqué les renseignements médicaux personnels de ses patients de cette façon, et que jamais cela ne s'est reproduit, ni avant, ni depuis.

Selon la Loi sur les renseignements médicaux personnels, il y a communication de renseignements médicaux personnels lorsque ces renseignements sont fournis à une personne non liée à l'établissement du dépositaire. Les chiropraticiens ont confirmé que les renseignements médicaux personnels avaient été communiqués à des fins autres que celles pour lesquelles ils avaient été recueillis, et que leurs patients n'avaient pas consenti à leur utilisation de cette manière. De ce fait, l'ombudsman informait les chiropraticiens qu'à son avis, ils avaient enfreint la Loi sur les renseignements médicaux personnels.

GARANTIES DE SÉCURITÉ
Nous avons clairement constaté, lorsque les chiropraticiens ont présenté leurs observations à l'ombudsman, qu'ils n'avaient établi par écrit aucune directive de sécurité concernant la conservation et la destruction de renseignements médicaux personnels, et qu'ils n'avaient pas de directives ou de modalités de sécurité, ou une entente de confidentialité signée, avec leurs employés et leurs mandataires, faisant état de directives et de modalités écrites. Quatre des chiropraticiens n'avaient pas fourni d'orientation et de formation à leurs employés et leurs mandataires, tandis que deux ne plaçaient pas les dossiers papier des patients dans des endroits protégés dans leur bureau. Aucun des chiropraticiens n'avait procédé à une vérification de ses garanties de sécurité des renseignements.

De ce fait, les chiropraticiens avaient formellement contrevenu aux articles 17, 18 et 19 de la Loi sur les renseignements médicaux personnels et aux dispositions du Règlement sur les renseignements médicaux personnels 245/97.

SENSIBILISATION AUX OBLIGATIONS EN VERTU DE LA LOI SUR LES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX PERSONNELS
L'ombudsman a trouvé qu'avant que les chiropraticiens n'utilisent et ne communiquent les renseignements en violation de la Loi sur les renseignements médicaux personnels, et pendant la période où leurs garanties de sécurité n'étaient pas conformes à la loi, ils n'avaient reçu aucune information ou formation de la part de leur organisme de réglementation, la Manitoba Chiropractors' Association, visant à les informer de leurs obligations en vertu de la Loi. Bien que cela n'excuse pas les professionnels qui ne connaissent pas leurs obligations en vertu des lois gouvernant leur pratique, c'est néanmoins un facteur dont nous avons tenu compte pendant l'enquête.

RECOMMANDATIONS DE L'OMBUDSMAN

La Loi sur les renseignements médicaux personnels établit un mécanisme de compte rendu pour l'ombudsman :

Rapport
47(1) Dès la fin de son enquête, l'ombudsman établit un rapport contenant ses conclusions et les recommandations qu'il estime appropriées au sujet de la plainte.

Recommandations concernant l'accès
47(3) Si son rapport a trait à une plainte concernant la confidentialité, l'ombudsman :

1. indique si, selon lui, la plainte est bien fondée;
2. peut, pourvu que le dépositaire ait eu la possibilité de lui présenter des observations, recommander que celui-ci :
   1. cesse ou modifie une pratique déterminée concernant la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements médicaux personnels en contravention avec la présente loi,
   2. détruise des renseignements médicaux personnels recueillis en contravention avec la présente loi.

À la lumière de notre enquête, l'ombudsman était d'avis que les cinq chiropraticiens avaient utilisé et communiqué des renseignements médicaux personnels de leurs patients à des fins de sollicitation par courrier et par téléphone, qui n'étaient pas directement liées au but pour lequel ces renseignements avaient été recueillis. De plus, ces renseignements avaient été utilisés sans le consentement des patients ou sans que cela soit autorisé en vertu de la Loi sur les renseignements médicaux personnels, donc en violation de celle-ci. En outre, l'Ombudsman estimait que les cinq chiropraticiens avaient formellement contrevenu aux dispositions de la Loi sur les renseignements médicaux personnels concernant les mesures de sécurité.

Notre rapport d'enquête final contenait les recommandations suivantes aux chiropraticiens :

1. Des excuses écrites doivent être présentées le plus tôt possible à vos patients qui ont exprimé des préoccupations au sujet de l'utilisation et la communication sans autorisation de renseignements médicaux personnels les concernant.
   
   
2. Des mesures raisonnables doivent être prises pour vous assurer que les renseignements médicaux personnels qui ont été divulgués à M. Ted Murphy, et que ce dernier a transmis à d'autres personnes, soient détruits. Doivent également être détruits tous les autres dossiers découlant de l'utilisation et de la communication des renseignements médicaux personnels qui précisent le nom de vos patients.
   
   
3. Des dispositions immédiates doivent être prises pour cerner toutes les difficultés liées au respect des articles 17, 18 et 19 de la Loi sur les renseignements médicaux personnels et du Règlement sur les renseignements médicaux personnels 245/97.
   
   
4. D'autres mesures immédiates doivent être prises pour répondre à toutes les lacunes possibles, afin de garantir le respect de la Loi sur les renseignements médicaux personnels et du Règlement sur les renseignements médicaux personnels 245/97.

RÉPONSES DES CHIROPRATICIENS

Les réponses écrites des chiropraticiens indiquent qu'ils ont accepté ces recommandations. En résumé, les patients qui avaient exprimé des préoccupations ont reçu des excuses par écrit; les renseignements médicaux personnels qui avaient été divulgués, ainsi que les autres dossiers découlant de l'utilisation et de la communication de ces renseignements, ont été détruits; et des mesures ont été prises pour cerner et régler les problèmes liés aux mesures de sécurité prévues dans la Loi sur les renseignements médicaux personnels et le Règlement sur les renseignements médicaux personnels 245/97.