Pour diffusion le 3 avril 2003


L’ombudsman du Manitoba publie son rapport annuel de 2001

L’ombudsman du Manitoba a publié son Rapport annuel de 2001 conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) et à la Loi sur les renseignements médicaux personnels (LRMP). Il a indiqué que son bureau s’est occupé d’un nombre croissant de dossiers, ce qui a entraîné un retard dans le traitement des demandes. En 2001, 260 dossiers ont été ouverts en vertu des dispositions législatives, soit une augmentation de 16 % par rapport à l’année dernière. Les plaintes ont augmenté de 270 % depuis 1997.

Selon l’ombudsman, les événements tragiques du 11 septembre 2001 ont permis de définir plus clairement les grandes questions sur la vie privée. Il a remarqué que de nombreux commissaires fédéraux et provinciaux à la protection de la vie privée ont exprimé de sérieux doutes quant à l’adoption de mesures envahissantes en matière de vie privée qui peuvent s’avérer inutiles, inapplicables ou inefficaces dans la lutte contre le terrorisme et la protection du public, ou en matière de sécurité. L’ombudsman a recommandé de tenir des discussions publiques plus larges à cet égard, de sensibiliser le public aux questions sur la protection de la vie privée et d’adopter une plus grande transparence organisationnelle quant au rassemblement, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels et des renseignements médicaux personnels identifiables.

Le nombre de demandes officielles d’accès à l’information a continué d’augmenter en vertu des dispositions législatives. En 2001, les organismes publics locaux ont reçu 542 demandes d’accès aux documents, soit 86 % de plus que l’année précédente. Cent cinquante-trois de ces 542 demandes concernaient la Ville de Winnipeg. À la fin de 2001, il y avait au total 398 organismes publics locaux soumis à la LAIPVP, dont un peu plus de la moitié étaient des administrations locales.
 

Les ministères et organismes du gouvernement provincial ont reçu 667 demandes d’accès aux documents, soit 21 % de plus que l’année précédente. L’année 2001 a été la troisième année au cours de laquelle on a remarqué une augmentation importante des demandes officielles d’accès à l’information faites au gouvernement provincial, après les trois années de diminution enregistrées de 1996 à 1998.

L’ombudsman a déclaré que plusieurs indices globaux ont indiqué que le traitement des demandes officielles d’information par les instances gouvernementales s’était amélioré en 2001. En 2000, il avait souligné quelques faits préoccupants : le règlement des plaintes avait été retardé par de nombreuses demandes de prolongation de délai; le processus de coordination des demandes d’accès à l’information avait été modifié; les réponses du gouvernement aux demandes d’information avaient entraîné le dépôt d’un volume sans précédent de plaintes au bureau.

Les tendances positives en 2001 incluaient les suivantes :

• Les organismes publics locaux (éducatifs, médicaux et municipaux) ont autorisé un accès total ou partiel aux documents pour 80 % des demandes traitées en 2001.
   
• Pour la deuxième année consécutive, les ministères et organismes gouvernementaux ont autorisé un accès total ou partiel aux documents pour environ 67 % des demandes traitées en 2001, par rapport au taux le plus bas jamais enregistré de 55 % en 1999. Quatre-ving-neuf pour cent des demandes ont obtenu une réponse dans un délai de 30 jours et 9 % dans un délai de 60 jours, alors que dans 1 % des cas le temps de réponse ne respectait pas les délais prescrits.
   
• L’ombudsman a soutenu les décisions relatives à l’accès à l’information prises par les organismes publics du gouvernement provincial dans 53 % des cas en 2001, comparé à 34 % en 1999 et 37 % en 2000. Cela dénote une tendance positive, car l’on s’attend à ce que la volonté, le savoir et l’expérience des organismes publics les mènent à prendre des décisions qui reflètent la plupart du temps l’esprit, le sens et les objectifs des mesures législatives.

Selon l’ombudsman, les ressources limitées continuent de poser un défi important à son bureau en ce qui concerne l’équilibre à garder entre le nombre de plaintes de plus en plus complexes à traiter et ses autres priorités.

En 2001, le bureau de l’ombudsman a clos 194 dossiers, soit plus du triple qu’en 1997, mais a tout de même reporté 185 dossiers en 2002. Afin de minimiser les retards sans compromettre l’intégrité des enquêtes, le bureau de l’ombudsman a pris les mesures suivantes :

• Il a établi une liste de vérification à l’intention des organismes publics qui leur permettra de se rappeler de tous les éléments à inclure dans les lettres de réponse. Les réponses incomplètes entraînent des délais et des efforts inutiles pour le bureau de l’ombudsman et les organismes publics concernés, en ce qui concerne les enquêtes au sujet des plaintes.
   
• Il est en train de créer un outil qui permettra aux organismes publics manitobains et aux dépositaires de renseignements médicaux personnels de s'auto-évaluer afin de s’assurer du respect des dispositions législatives et de minimiser les infractions et les plaintes subséquentes.

« Nous allons continuer à améliorer les services que nous fournissons aux députés, au public et au gouvernement, a déclaré l’ombudsman du Manitoba. Néanmoins, selon moi, l’engagement concret du gouvernement et de l’Assemblée législative est nécessaire en ce qui concerne les buts et les valeurs des dispositions législatives sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, ainsi que le rôle de surveillance du bureau. »

L’ombudsman a fait des recommandations au sujet de quatre dossiers ouverts en 2000. Trois de ces dossiers concernaient la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) et un dossier concernait la Loi sur les renseignements médicaux personnels (LRMP). Un sommaire de ces recommandations est fourni comme document d’information.

En ce qui a trait à la publication du Rapport annuel de 2001 en vertu de la LAIPVP et de la LRMP, un sommaire de cas portant sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée pourra bientôt être consulté en ligne à http://www.ombudsman.mb.ca/indexfr.htm, au lieu d’être inclus automatiquement dans les rapports annuels imprimés. Notre bureau s’occupera régulièrement d’examiner les nouveaux sommaires de cas en vue de les publier sur le site Web, ce qui rendra notre méthode de diffusion des renseignements plus rapide et plus rentable. Les personnes qui n’ont pas accès à Internet peuvent obtenir en personne ou par télécopieur des copies papier des sommaires de cas choisis.

Créé en 1970, le Bureau de l'ombudsman a pour objectif de promouvoir l'impartialité, l'équité et la responsabilité administrative au moyen d'enquêtes indépendantes et impartiales sur des plaintes et de vérifications de la conformité aux lois et règlements.

 

DOCUMENT DE BASE DU COMMUNIQUÉ DE PRESSE DE AVRIL 2003

Recommandations de l’ombudsman en 2001

En 2001, l’ombudsman a formulé des recommandations au sujet de quatre dossiers ouverts en 2000. Trois des dossiers concernaient la LAIPVP et le quatrième concernait la LRMP. Deux des dossiers portaient sur des demandes d’accès à l’information et les deux autres constituaient des cas présumés d’atteinte à la vie privée. L’ombudsman a également fait des recommandations au sujet d’un autre dossier ouvert en 2001 qui concernait la LRMP; toutefois, ce dossier a été clos en 2002 et sera traité dans le Rapport annuel de 2002.

Conservation Manitoba [Dossiers 2000-056 et 2000-057]

Deux plaintes connexes déposées en vertu de la LAIPVP invoquaient l’atteinte à la vie privée en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels.

Les plaignants ont écrit des lettres au ministre pour exprimer leurs préoccupations quant à une atteinte à leur vie privée. En effet, selon eux, leurs lettres, qui contenaient des renseignements personnels, avaient été utilisées par de nombreux employés du ministère et communiquées à des tiers.

Nous avons trouvé que le ministère a fourni des explications minimales sur la raison de la collecte des renseignements personnels contenus dans les lettres de plaintes, les plaignants n’ayant pas été informés de l’utilisation qui serait faite des renseignements ou du fait qu’ils seraient communiqués à des tiers. Nous avons établi que le ministère était autorisé à utiliser les renseignements personnels au sein du ministère. Néanmoins, le ministère n’a pas évalué s’il était nécessaire que les employés utilisent tous les renseignements contenus dans les lettres. La LAIPVP exige que l’organisme se limite au nombre minimal de renseignements nécessaires à la réalisation de la fin à laquelle ils sont destinés. Nous avons établi que le ministère n’était pas autorisé à communiquer les lettres à des tiers.

Par conséquent, nous avons recommandé que le ministère : 1) mette au point une procédure pour l’examen interne des plaintes du public qui respecte les dispositions de la LAIPVP en ce qui a trait à la notification, à l’utilisation et à la communication des renseignements; 2) avise les tiers auxquels les renseignements ont été communiqués que cette transmission était une erreur et prenne des mesures raisonnables pour s’assurer qu’aucune copie des lettres ne reste en leur possession; 3) envoie une lettre aux plaignants pour leur demander de l’excuser d’avoir porté atteinte à leur vie privée en communiquant des renseignements personnels contenus dans leurs lettres.

Le ministère nous a mis au courant de ses intentions de se conformer à toutes les dispositions de la LAIPVP concernant la collecte, l’utilisation et la communication.

Hydro-Manitoba [DOSSIER 2000-103]

La plainte suivante a été déposée en vertu de la LAIPVP à la suite d’un refus d’accès à l’information.

Le demandeur avait présenté une demande d’accès à des documents et demandé que l’organisme renonce au paiement de tout droit d’accès. L’accès avait été autorisé pour une partie des renseignements et refusé pour la majorité des documents.

Nous avons établi que l’organisme public n’a pas suffisamment examiné les documents auxquels il refuse l’accès et n’a pas répondu à la demande de renonciation aux droits. Nous avons recommandé à l’organisme public que le demandeur reçoive : 1) une réponse à sa demande d’accès qui soit conforme à la LAIPVP et fondée sur un examen valable des documents en cause; 2) une estimation des droits; 3) l’énoncé de la décision concernant la demande de renonciation aux droits de la part de l’organisme.

L’organisme public nous a indiqué qu’il acceptait les recommandations. Certaines questions soulevées dans ce cas font l’objet de dossiers qui continuent d’être étudiés par notre bureau.

Médecin [Dossier 2000-110]

La plainte suivante a été déposée en vertu de la LRMP à la suite d’un refus d’accès à une partie des documents.

Une particulière qui avait demandé à un médecin l’accès à l’ensemble de son dossier médical s’était vue accorder l’accès à une partie du dossier seulement. Le médecin avait semble-t-il omis de donner accès à 6 à 10 pages du dossier. Par la suite, le médecin a détruit des boîtes de dossiers où se trouvaient les 6 à 10 pages faisant l’objet de la demande d’accès de la particulière.

Nous avons donc étudié la question en fonction des exigences législatives portant sur l’exigence de disposer de directives de sécurité écrites relatives à la conservation et à la destruction de documents. Nous avons formulé trois recommandations sur les bonnes méthodes de gestion de documents à adopter en vue d’assurer le respect de la Loi.

Le médecin nous a indiqué qu’il acceptait les recommandations.