l'Ombudsman du Manitoba: Division de LAIPVP: Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée

Division de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée

La Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) est entrée en vigueur le 4 mai 1998. Ce texte de loi amélioré sur le droit d'accès à l'information a remplacé la Loi sur la liberté d'accès à l'information. La Loi accorde aux particuliers un droit d'accès reconnu aux documents relevant des organismes publics du Manitoba, sous réserve d'exceptions limitées et précises. Elle exige aussi des organismes publics qu'ils assurent la protection des renseignements personnels inclus dans les documents dont ils assurent la garde.

La LAIPVP s'applique aux organismes publics, soit aux ministères du gouvernement provincial, aux organismes gouvernementaux et aux organismes publics locaux. Les organismes publics qui relèvent du pouvoir exécutif du gouvernement du Manitoba comprennent les ministères du gouvernement, les cabinets des ministres et le bureau du Conseil exécutif. La LAIPVP s'applique aussi aux organismes du gouvernement du Manitoba, soit aux conseils, commissions, associations ou toute autre entité semblable dont les membres ou ceux du conseil d'administration sont tous nommés par une loi du Manitoba ou par le lieutenant-gouverneur en conseil.

Les organismes publics locaux comprennent les organismes d'éducation (comme les divisions scolaires, les universités et les collèges), les organismes de soins de santé (comme les hôpitaux et les offices régionaux de la santé) et les organismes d'administration locale (comme la Ville de Winnipeg, les municipalités, les districts d'administration locale, les districts d'aménagement et les districts de conservation).

La LAIPVP ne s'applique pas aux pouvoirs législatif et judiciaire, qui ont leurs propres législation et règles concernant l'accès aux documents et la protection de la vie privée. La LAIPVP ne s'applique pas non plus à certains documents mentionnés dans l'article 4, même s'ils relèvent d'organismes publics. Enfin, les dispositions des lois qui suivent l'emportent en cas d'incompatibilité avec la LAIPVP : Loi sur l'adoption, Loi sur les services à l'enfant et à la famille, Loi sur les valeurs mobilières, Loi sur les statistiques, Loi sur les statistiques de l'état civil, Loi sur les accidents du travail.

L'article 2 de la LAIPVP décrit les objets de la Loi, qui sont :

de donner aux personnes un droit d'accès aux documents qui relèvent des organismes publics, sous réserve des exceptions limitées et précises que la Loi prévoit;

de donner aux particuliers un droit d'accès aux documents qui contiennent des renseignements personnels les concernant et qui relèvent des organismes publics, sous réserve des exceptions limitées et précises que la Loi prévoit;

de donner aux particuliers le droit de demander la correction des documents qui contiennent des renseignements personnels les concernant et qui relèvent des organismes publics;

de régir le mode selon lequel les organismes publics peuvent recueillir des renseignements personnels auprès de particuliers et de protéger les particuliers contre l'utilisation ou la communication non autorisée de ces renseignements par ces organismes;

de prévoir l'exercice de recours indépendants à l'égard des décisions prises par les organismes publics sous le régime de la Loi.

La LAIPVP donne un droit d'accès aux documents détenus par les organismes publics du Manitoba. Vous pouvez toujours consulter le Répertoire sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée pour vous aider à identifier et à trouver les documents des organismes du gouvernement provincial. La Loi indique aussi comment faire une demande de communication. La demande doit être rédigée sur la formule de demande réglementaire.

Le droit d'accès est assujetti à des exceptions limitées et précises. La pratique qui consiste à prélever du document demandé les renseignements tombant sous le coup d'une exception à la communication constitue un moyen de communiquer le plus de renseignements possible. La LAIPVP prévoit deux types d'exception à la communication : les exceptions obligatoires et les exceptions facultatives.

Exceptions obligatoires
L'exception est obligatoire lorsqu'elle mentionne que « le responsable d'un organisme public refuse de communiquer (…) des renseignements (…) ». Si la totalité ou une partie des renseignements contenus dans un document tombe sous le coup d'une exception obligatoire, le responsable d'un organisme est obligé de refuser la communication de ces renseignements. Voici la liste des exceptions obligatoires mentionnées dans la section 3 de la partie 2 de la LAIPVP :

Vie privée d'un tiers (article 17)
Intérêts commerciaux de tiers (article 18)
Documents confidentiels du Cabinet (article 19)
Renseignements fournis par un autre gouvernement (article 20)
Non divulgation d'un document lié à l'exécution de la loi dont la communication est interdite par un texte fédéral [paragraphe 25(2)]
Secret professionnel de l'avocat concernant un tiers [paragraphe 27(2)]

Exceptions facultatives
L'exception est facultative lorsqu'elle mentionne que « le responsable d'un organisme public peut refuser de communiquer (…) des renseignements (…) ». Si les renseignements contenus dans le document demandé tombent sous le coup d'une exception facultative, la Loi permet au responsable d'un organisme public de les communiquer quand même. Autrement dit, il appartient au responsable de déterminer si la communication des renseignements est appropriée, en tenant compte de tous les facteurs pertinents et des circonstances propres à chaque cas, à moins qu'une exception prévue dans un autre article de la LAIPVP ne s'applique. Voici la liste des principales exceptions facultatives mentionnées dans la section 4 de la partie 2 de la LAIPVP :

Relations intergouvernementales (article 21)
Documents confidentiels des organismes publics locaux (article 22)
Avis destinés aux organismes publics (article 23)
Sécurité du particulier ou du public (article 24)
Exécution de la Loi et instances judiciaires (article 25)
Sécurité des biens (article 26)
Secret professionnel de l'avocat [paragraphe 27(1)]
Intérêts économiques et autres d'organismes publics (article 28)
Examens et vérifications (article 29)
Évaluations confidentielles (article 30)
Protection des richesses du patrimoine et des formes de vie (article 31)
Renseignements qui sont ou seront mis à la disposition du public (article 32)

La LAIPVP assure la protection des renseignements personnels des particuliers relevant des organismes publics. Par renseignements personnels on entend les renseignements consignés concernant un particulier identifiable. La LAIPVP impose aux organismes publics des obligations concernant la collecte, l'exactitude, la correction, la conservation, la protection, l'utilisation et la communication des renseignements personnels.

Voici la liste des principes et des pratiques visant à assurer la protection de la vie privée mentionnés dans la LAIPVP :
Accès

Lorsqu'une personne présente, en vertu de la partie 2 de la LAIPVP, une demande de communication d'un document contenant des renseignements personnels sur une autre personne, l'organisme public doit en refuser la communication si celle-ci constitue une atteinte injustifiée à la vie privée de cette personne (article 17).
Collecte

Lorsqu'un organisme public recueille des renseignements personnels, les fins visées doivent être autorisées par la LAIPVP et la collecte doit se limiter au nombre minimal de renseignements nécessaires à la réalisation de ces fins (article 36).
La collecte de renseignements personnels doit se faire auprès du particulier concerné, à moins qu'un autre mode de collecte ne soit autorisé en vertu de la LAIPVP (article 37).
Exactitude

L'organisme public qui entend utiliser des renseignements personnels concernant un particulier afin de prendre une décision qui le touche personnellement doit prendre les mesures voulues pour faire en sorte que les renseignements soient exacts et complets (article 38).
Correction

Le particulier qui s'est vu donner communication d'un document contenant ses renseignements personnels a le droit de demander une correction des renseignements erronés ou incomplets (article 39).
Conservation

Les organismes publics doivent conserver les renseignements personnels pendant une période suffisante afin de permettre au particulier concerné d'exercer son droit d'accès à ces renseignements (article 40).
Sécurité

Les organismes publics doivent protéger les renseignements personnels en prenant les mesures de sécurité voulues contre des risques tels que l'accès, l'utilisation, la communication ou la destruction non autorisé (article 41).
Utilisation

Toute utilisation par un organisme public de renseignements personnels doit être autorisée par la LAIPVP (article 43).
L'utilisation par un organisme public de renseignements personnels doit se limiter au nombre minimal de renseignements nécessaires à la réalisation de la fin à laquelle ils sont destinés, et à ceux de ses employés et mandataires qui doivent les connaître (article 42).
Communication

Toute communication par un organisme public de renseignements personnels doit être autorisée par la LAIPVP (article 44).
La communication par un organisme public de renseignements personnels doit se limiter au nombre minimal de renseignements nécessaires à la réalisation de la fin à laquelle ils sont destinés (article 42).
Accord liant un tiers

Si des renseignements personnels ont été recueillis, utilisés ou communiqués par (ou communiqués à) des personnes ou (à) des organismes agissant au nom de l'organisme public en vertu d'une entente, celui-ci est responsable de voir au respect des exigences de la partie 3 de la LAIPVP.
Accord liant un chercheur

Un organisme public ne peut communiquer des renseignements personnels pour des travaux de recherche que s'il se conforme aux dispositions de l'article 47 de la LAIPVP et que si le chercheur a conclu un accord écrit portant sur l'utilisation des renseignements personnels et leur protection.
Couplage des banques de renseignements et appariement de renseignements personnels

Si l'organisme public projette d'utiliser ou de communiquer des renseignements personnels en vue du couplage de banques de renseignements ou de l'appariement de renseignements personnels, une autorisation ne sera accordée que si l'évaluation prévue à cet égard établit que les conditions d'approbation ont été remplies article 46.
Communication en nombre de renseignements personnels

Si l'organisme public reçoit une demande de communication en nombre de renseignements personnels, une autorisation ne sera accordée que si l'évaluation prévue à cet égard établit que les conditions d'approbation ont été remplies article 46.

La LAIPVP prévoit l'exercice de recours indépendants à l'égard des décisions prises par les organismes publics sous son régime. L'ombudsman est un fonctionnaire de l'Assemblée législative indépendant investi de pouvoirs d'enquête élargis. Parmi les attributions qui lui sont conférées en vertu de la LAIPVP, il peut faire enquête sur les plaintes touchant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, s'assurer que les organismes publics se conforment aux dispositions de la LAIPVP et promouvoir la LAIPVP auprès du public.

La LAIPVP vous autorise à déposer une plainte auprès de l'ombudsman du Manitoba pour les raisons ci-dessous, en autant que vous respectiez les délais prévus.

	PLAINTE		DÉLAI

	Vous n'avez pas reçu de réponse de l'organisme public et 30 jours se sont écoulés depuis la réception de votre demande.		La LAIPVP exige que la plainte soit déposée dans les 120 jours suivant la demande de communication [par. 60(3)].

	Vous voulez contester la décision de l'organisme public de proroger le délai au-delà de 30 jours.		La LAIPVP exige que la plainte soit déposée dans les 60 jours suivant la date à laquelle vous avez été avisé(e) de la décision [par. 60(2)].

	La communication des documents que vous avez demandés vous a été refusée en tout ou en partie.		La LAIPVP exige que la plainte soit déposée dans les 60 jours suivant la date à laquelle vous avez été avisé(e) du refus de communication, sauf si la plainte concerne une décision prise en vertu du paragraphe 34(5) [par. 60(2)].

	Votre demande de correction de vos renseignements personnels a été refusée.		La LAIPVP exige que la plainte soit déposée dans les 60 jours suivant la date à laquelle vous avez été avisé(e) du refus de correction du document [par. 60(2)].

	Vous croyez que les renseignements personnels vous concernant ont été recueillis, utilisés ou communiqués en violation de la partie 3 de la Loi.		La LAIPVP ne prévoit pas de délai comme tel, mais l'ombudsman peut décider de ne pas faire enquête s'il est d'avis qu'une enquête n'est plus faisable ni souhaitable en raison du délai qui s'est écoulé.

	En tant que tiers, vous voulez contester la décision d'un organisme public de communiquer des documents contre votre gré.		La LAIPVP exige que la plainte soit déposée dans les 21 jours suivant la date à laquelle vous avez été avisé(e) de l'autorisation de communication [par. 34(4)].

Lorsqu'un particulier a le droit de déposer une plainte en vertu de la LAIPVP, cette plainte peut être déposée par une autre personne autorisée à agir en son nom, conformément à l'article 79 de la Loi. Ce peut être une personne que le particulier a autorisée par écrit à agir en son nom. Il peut s'agir aussi d'un parent ou d'un tuteur d'un mineur dont l'exercice des droits ou des pouvoirs ne constitue pas une atteinte injustifiée à la vie privée du mineur, ou encore de toute personne autorisée à agir au nom du particulier en vertu d'autres dispositions de l'article 79.

Pour déposer une plainte, vous devez utiliser la formule de plainte réglementaire. Vous pouvez en obtenir des exemplaires au Bureau de l'ombudsman et au Bureau des documents du gouvernement des Archives provinciales du Manitoba. Vous pouvez aussi photocopier la formule vierge reproduite dans le règlement pris en application de la Loi ou encore l'imprimer à partir du site Web. Des renseignements supplémentaires peuvent être rattachés à votre formule de plainte, notamment des copies de tous les documents pertinents, comme votre demande de communication et la réponse écrite de l'organisme public. Si vous déposez une plainte au sujet de la collecte, de l'utilisation ou de la communication de renseignements personnels vous concernant, veuillez joindre à votre formule de plainte une lettre expliquant votre sujet de préoccupation en détail. Nous n'acceptons pas les plaintes envoyées par courriel.

Si vous avez des questions concernant la formulation d'une plainte, vous pouvez communiquer avec le Bureau de l'ombudsman du Manitoba, qui pourra vous aider.

L'ombudsman enquête sur une plainte afin de déterminer si l'organisme public se conforme aux dispositions de la LAIPVP. L'ombudsman peut lui-même prendre l'initiative d'une plainte s'il a des motifs raisonnables de croire qu'une enquête peut être menée relativement à une question sous le régime de la Loi [paragraphe 59(5)]. Pendant l'enquête, l'ombudsman peut prendre les mesures qu'il estime indiquées pour en arriver à un règlement informel de la plainte d'une manière satisfaisante pour les parties et conformément à la législation (article 62).

L'ombudsman peut décider de ne pas enquêter sur une plainte s'il est d'avis qu'une enquête n'est plus faisable ni souhaitable en raison du délai qui s'est écoulé; que l'objet de la plainte est futile ou que la plainte n'est pas déposée de bonne foi, ou encore est frivole ou vexatoire; ou que les circonstances entourant la plainte ne commandent pas la tenue d'une enquête (article 63).

Au cours de l'enquête, l'ombudsman est tenu de donner au plaignant et à l'organisme public la possibilité de présenter leurs observations (article 64). La LAIPVP prévoit un délai d'enquête de 90 jours, à moins que l'ombudsman ne prolonge ce délai (article 65).

Dès la fin de son enquête, l'ombudsman doit établir un rapport contenant ses conclusions et les recommandations qu'il estime appropriées au sujet de la plainte. Un exemplaire du rapport sera remis au plaignant et à l'organisme public concerné. Si le rapport contient des recommandations, le responsable de l'organisme public doit envoyer à l'ombudsman, dans les 15 jours suivant la réception du rapport, une réponse écrite indiquant qu'il accepte les recommandations en faisant état des mesures qu'il a prises ou qu'il envisage pour leur mise en œuvre, ou encore qu'il refuse d'y donner suite, en expliquant les motifs de sa décision (article 66).

En plus des attributions qui lui sont conférées relativement aux plaintes, l'ombudsman est investi des attributions générales suivantes en vertu de l'article 49 de la LAIPVP :

procéder à des enquêtes et à des vérifications et faire des recommandations pour contrôler et garantir l'observation de la LAIPVP;

renseigner le public au sujet de la LAIPVP et recevoir les commentaires du public au sujet de son application;

commenter les répercussions qu'ont sur l'accès aux renseignements ou sur la protection de la vie privée les projets législatifs ou programmes prévus des organismes publics;

commenter les répercussions qu'a sur la protection de la vie privée soit l'utilisation ou la communication de renseignements personnels en vue du couplage de documents, soit le recours à la technologie de l'information dans la collecte, le stockage, l'utilisation ou la transmission des renseignements personnels;

porter à la connaissance du responsable d'un organisme public tout manquement à l'obligation de prêter assistance aux auteurs de demandes;

l'ombudsman présente à l'Assemblée législative un rapport annuel portant sur les activités de son bureau, les plaintes et les enquêtes, les suites données aux recommandations de l'ombudsman et toute autre question touchant l'accès à l'information et la protection de la vie privée qu'il estime indiquées. L'ombudsman peut aussi, dans l'intérêt public, publier un rapport faisant référence à une affaire liée à la LAIPVP (article 58).

Dans les articles 67 à 74, la LAIPVP établit qui peut interjeter appel d'une décision d'un organisme public auprès de la Cour du Banc de la Reine du Manitoba, quelles sont les décisions pouvant faire l'objet d'un appel et quelles sont les procédures à suivre. Avant qu'une personne n'interjette appel, la LAIPVP exige qu'elle dépose une plainte auprès de l'ombudsman. Sur réception d'un rapport de l'ombudsman, un appel peut être logé :

par une personne qui s'est vue refuser la communication totale ou partielle d'un document demandé en vertu du paragraphe 8(1);

par une personne qui est un tiers à qui a été remis l'avis prévu à l'article 33 au sujet de la décision du responsable d'un organisme public d'autoriser la communication de renseignements à son sujet mentionnés dans un document.

Il n'y a pas d'appel interjeté auprès de la Cour au sujet de la collecte, de l'utilisation ou de la communication de renseignements personnels en vertu de la LAIPVP.

Si l'ombudsman est d'avis qu'une décision d'un organisme public soulève une question importante d'interprétation légale ou que l'appel sert nettement l'intérêt public, il peut en appeler d'une décision concernant un refus de communication d'un document ou d'une décision autorisant la communication de renseignements sur des tiers, avec le consentement de la personne qui a le droit d'interjeter appel. L'ombudsman a aussi le droit d'intervenir à titre de partie à un appel interjeté par une personne à l'égard d'une décision concernant un refus de communication d'un document ou d'une décision autorisant la communication de renseignements sur des tiers.

Lorsqu'une personne a le droit d'en appeler d'une décision en vertu de la LAIPVP, l'appel peut être interjeté par le dépôt d'une requête auprès de la Cour du Banc de la Reine du Manitoba. Le dépôt de la requête doit être effectué dans les 30 jours suivant la réception du rapport de l'ombudsman, ou dans le délai supplémentaire qu'accorde le tribunal dans des circonstances exceptionnelles. Le responsable de l'organisme public concerné par la plainte est nommé à titre d'intimé dans la requête.

La Cour du Banc de la Reine du Manitoba doit traiter l'appel visé par la LAIPVP comme une nouvelle affaire, ce qui veut dire qu'elle n'est pas restreinte à la preuve ayant été soumise à l'ombudsman. La Cour peut rejeter l'appel si elle conclut que l'organisme public pouvait ou devait refuser la communication d'un document. Si la Cour conclut que l'organisme public n'était pas autorisé à refuser la communication d'un document, elle peut lui ordonner d'accorder la communication totale ou partielle du document. La Cour peut aussi rendre toute autre ordonnance qu'elle estime indiquée. La décision de la Cour concernant un appel est définitive, lie les parties et ne peut faire l'objet d'aucun appel.