Qu'est-ce que la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP)?

La Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) est un texte de loi sur le droit d'accès à l'information qui accorde aux particuliers un droit d'accès reconnu aux documents relevant des organismes publics du Manitoba, sous réserve d'exceptions limitées et précises. Elle exige aussi des organismes publics qu'ils assurent la protection des renseignements personnels inclus dans les documents dont ils assurent la garde. La LAIPVP est entrée en vigueur le 4 mai 1998 et a remplacé la Loi sur la liberté d'accès à l'information.

À qui la LAIPVP s'applique-t-elle?

La LAIPVP s'applique aux organismes publics, c'est-à-dire aux ministères et organismes du gouvernement provincial, et aux organismes publics locaux. Les organismes publics locaux comprennent les organismes d'éducation (comme les divisions scolaires, les universités et les collèges), les organismes de soins de santé (comme les hôpitaux et les offices régionaux de la santé) et les organismes d'administration locale (comme la Ville de Winnipeg, les municipalités, les districts d'administration locale, les districts d'aménagement et les districts de conservation), ainsi que tout autre organisme entrant dans ces catégories visé par les règlements.

Qu'entend-on par « document »?

La LAIPVP définit un « document » comme tout « document qui reproduit des renseignements sous une forme quelconque, y compris des renseignements écrits, photographiés, enregistrés ou stockés de quelque manière que ce soit sur tout support de données ou par des moyens graphiques, électroniques, mécaniques ou autres ». La définition exclut toutefois les logiciels électroniques et les mécanismes qui produisent des documents.

Qu'entend-on par « renseignements personnels »?

Les renseignements personnels sont les renseignements consignés concernant un particulier identifiable, notamment son nom, son adresse et son numéro de téléphone ou de télécopieur, les renseignements concernant son âge, son sexe et son origine ethnique, les renseignements financiers, les renseignements génétiques, tout numéro identificateur comme le numéro d'assurance sociale, de permis de conduire ou de carte de crédit, et ainsi de suite.

Qui peut avoir accès à mes renseignements personnels?

La LAIPVP vous accorde d'abord et avant tout un droit d'accès aux renseignements personnels vous concernant et d'en demander la correction. La LAIPVP restreint l'utilisation et la communication de vos renseignements personnels par un organisme public. Au sein d'un organisme public, seul l'employé qui doit connaître les renseignements personnels que vous avez fournis pour bénéficier d'un programme ou service peut avoir accès à ces renseignements. La LAIPVP assure la protection de vos renseignements personnels en interdisant aux organismes publics de les communiquer à des tiers sans votre consentement, sauf dans des cas précis et limités, notamment aux fins de l'exécution de la loi. Le paragraphe 44(1) de la LAIPVP dresse la liste de ces exceptions.
 

La LAIPVP est-elle la seule façon d'avoir accès aux documents?

La LAIPVP vise à compléter les modalités d'accès aux renseignements ou aux documents qui sont normalement à la disposition du public (article 3). Il est peut-être possible d'obtenir les documents que vous voulez de manière informelle, sans avoir à faire une demande de communication en vertu de la LAIPVP. Avant de soumettre une formule de demande, vous devriez communiquer avec le coordonnateur chargé de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée de l'organisme public qui possède les documents qui vous intéressent, afin de voir si vous pouvez les obtenir sans avoir à remplir une demande.

Comment a-t-on accès à des renseignements généraux ou personnels?

Le traitement des demandes de renseignements généraux et personnels se fait de la même manière. Les demandes devraient être adressées à l'organisme public qui a la garde ou la responsabilité des documents recherchés. Certains documents peuvent être obtenus sans qu'il soit nécessaire de soumettre une demande officielle. Le coordonnateur chargé de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée de l'organisme public concerné pourra vous dire si vous pouvez obtenir ces documents ainsi. Si une demande officielle doit être soumise, vous devez la rédiger sur la formule de demande réglementaire et la faire parvenir au coordonnateur. Vous trouverez les noms et adresses de tous les coordonnateurs chargés de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée dans la rubrique appropriée du Répertoire sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, qui se trouve à la page d'accueil de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée du gouvernement du Manitoba.

A-t-on droit à tous les documents demandés?

Le droit d'accès est assujetti à des exceptions limitées et précises. La pratique qui consiste à prélever du document demandé les renseignements tombant sous le coup d'une exception à la communication permet de communiquer le plus de renseignements possible. Ainsi, il se peut que le ou les documents demandés ne vous soient communiqués qu'en partie. Pour en savoir plus long sur les exceptions, consultez le document intitulé « À propos de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée ».

Comment s'y prend-on pour faire corriger des renseignements personnels?

Si, après l'obtention de renseignements personnels vous concernant, vous croyez qu'ils sont erronés ou incomplets, vous pouvez demander de les faire corriger. Il n'y a pas de façon de faire prescrite à cette fin, sauf que la demande doit être présentée par écrit. Vous devrez faire parvenir votre lettre au coordonnateur. Vous trouverez les noms et adresses de tous les coordonnateurs chargés de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée dans la rubrique appropriée du Répertoire sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, qui se trouve à la page d'accueil de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée du gouvernement du Manitoba.

Doit-on payer des frais pour avoir accès aux documents?

Aucun droit n'est perçu pour avoir accès aux documents si la recherche et la préparation des documents visés dure moins de deux heures. Des droits peuvent être exigés si la recherche et la préparation des documents dépassent ce délai. Des frais de photocopie et de livraison peuvent être également exigés et ce, peu importe le temps consacré à la demande. Si l'organisme public juge utile d'imposer des droits, il doit vous remettre une estimation de ces droits avant le traitement de votre demande. Ce sera alors à vous de décider si vous voulez poursuivre votre demande ou la limiter de manière à diminuer le montant des droits exigés. Si le coût réel du traitement de votre demande est inférieur à l'estimation, l'organisme public doit rembourser la différence. Il ne peut toutefois exiger un montant plus élevé que celui de l'estimation, même si le coût réel est supérieur à l'estimation. Vous pouvez être admissible à une renonciation aux droits dans certains cas mentionnés au paragraphe 9(1) du Règlement. Les demandes de renonciation doivent être adressées au coordonnateur chargé de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée. Vous trouverez les noms et adresses de tous les coordonnateurs dans la rubrique appropriée du Répertoire sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, qui se trouve à la page d'accueil de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée du gouvernement du Manitoba.

Quel est le rôle de l'ombudsman?

Parmi les attributions qui sont conférées à l'ombudsman en vertu de la LAIPVP, il peut faire enquête sur les plaintes touchant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, procéder à des enquêtes et à des vérifications pour garantir l'observation de la législation, et promouvoir la LAIPVP auprès du public.

Comment peut-on déposer une plainte auprès de l'ombudsman?

Pour déposer une plainte en vertu de la LAIPVP, vous devez utiliser la formule de plainte réglementaire. Vous trouverez notre adresse postale dans la section « Comment rejoindre l'ombudsman? » ci-dessous. Pour garantir la protection des renseignements personnels et pour des raisons de sécurité, nous n'acceptons pas les plaintes déposées par courriel ou dans notre site Web et n'y répondons pas.

Que se passe-t-il quand on dépose une plainte auprès de l'ombudsman?

Après réception d'une plainte déposée en vertu de la LAIPVP, l'ombudsman entre une première fois en contact avec le plaignant et l'organisme public concerné. Dans le cadre de son enquête, l'ombudsman examine la plainte en fonction des dispositions de la LAIPVP, vérifie la pertinence d'autres textes législatifs, examine tous les documents liés à la plainte et s'entretient avec les employés de l'organisme public. Si la question ne peut être réglée de manière informelle, l'ombudsman peut faire des recommandations à l'organisme public.

L'ombudsman remettra au plaignant et à l'organisme public un rapport contenant ses conclusions et les recommandations qu'il estime appropriées au sujet de la plainte. Si le rapport contient des recommandations, le responsable de l'organisme public doit envoyer à l'ombudsman une réponse écrite dans les 15 jours suivant la réception du rapport. Sa réponse doit indiquer qu'il accepte les recommandations en faisant état des mesures qu'il a prises ou qu'il envisage pour leur mise en œuvre, ou encore qu'il refuse d'y donner suite, en expliquant les motifs de sa décision.

Que fait-on si l'on est pas satisfait des conclusions de l'ombudsman?

Si on vous a refusé la communication totale ou partielle d'un document, vous pouvez en appeler de cette décision devant la Cour du Banc de la Reine du Manitoba. Vous pouvez aussi interjeter appel devant la Cour du Banc de la Reine si vous avez été informé(e) de la décision d'un organisme public de communiquer des renseignements personnels vous concernant à quelqu'un d'autre. Vous ne pouvez cependant vous adresser à la Cour que si vous avez déposé une plainte auprès de l'ombudsman et que celui-ci a fait un rapport au sujet de cette plainte.

Il n'y a pas d'appel interjeté devant la Cour au sujet de la collecte, de l'utilisation ou de la communication, par un organisme public, de renseignements personnels en vertu de la LAIPVP.

Quelles sont les autres attributions de l'ombudsman en matière d'accès à l'information et de protection de la vie privée?

L'ombudsman est investi de nombreuses autres attributions générales en vertu de la LAIPVP. Il peut notamment promouvoir la Loi auprès du public; procéder à des enquêtes et à des vérifications pour garantir l'observation de la Loi; commenter les répercussions qu'ont sur l'accès à l'information ou sur la protection de la vie privée les projets législatifs ou programmes proposés par les organismes publics; et faire des recherches sur des questions afférentes à l'accès à l'information et à la protection de la vie privée. Vous trouverez la liste complète de ces attributions dans l'article 49 de la LAIPVP.

Comment rejoindre l'ombudsman?

Nous avons deux bureaux au Manitoba, soit un à Winnipeg et un bureau régional à Brandon.

500, avenue Portage, bureau 750
Winnipeg (Manitoba) R3C 3X1
(204) 982-9130
1-800-665-0531 (sans frais)
(204) 942-7803 (télécopieur)

603, Scotia Towers
1011, avenue Rosser
Brandon (Manitoba) R7A OL5
(204) 571-5151
1-888-543-8230 (sans frais)
(204) 571-5157 (télécopieur)

Pour toute demande concernant la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée ou la Loi sur les renseignements médicaux personnels, communiquez avec notre bureau de Winnipeg.

Note - Pour des raisons de confidentialité, nous n'acceptons pas les plaintes envoyées par courriel et n'y répondons pas.